KSeF w sklepie internetowym: od kiedy obowiązuje i co zmienić w fakturowaniu?
Krótka odpowiedź
Od 1 kwietnia 2026 roku faktury w KSeF wystawiają wszyscy podatnicy, także zwolnieni z VAT; najwięksi zaczęli 1 lutego 2026. Faktury dla konsumentów są poza obowiązkiem, a sklep z fakturami do 10 000 zł brutto miesięcznie może wystawiać je poza KSeF do 31 grudnia 2026 roku.
Na tej stronie (4)
Od kiedy KSeF obowiązuje Twój sklep
KSeF wchodzi etapami: najwięksi od 1 lutego 2026 roku, pozostali, także zwolnieni z VAT i jednoosobowe działalności, od 1 kwietnia 2026 roku; odbierać przez KSeF muszą wszyscy od 1 lutego 2026 roku (Zakres obowiązkowego KSeF, ksef.podatki.gov.pl). Najmniejsi mają okres przejściowy: gdy sprzedaż fakturowana w miesiącu nie przekracza 10 000 zł brutto, do 31 grudnia 2026 roku wystawiasz faktury poza systemem; od faktury, którą przekroczysz limit, i od każdej kolejnej obowiązuje KSeF. Do limitu nie wliczasz faktur konsumenckich, faktur z kas ani paragonów z NIP do 450 zł (Poniżej 10 000 zł, ksef.podatki.gov.pl; art. 145m ustawy o VAT). To opis stanu prawnego, nie porada prawna ani podatkowa.
| Termin | Co się dzieje | Status |
|---|---|---|
| 1 lutego 2026 | wystawianie: sprzedaż z VAT w 2024 roku ponad 200 mln zł; odbieranie: wszyscy | obowiązuje |
| 1 kwietnia 2026 | wystawianie: pozostali podatnicy, także zwolnieni z VAT | obowiązuje |
| do 31 grudnia 2026 | poza KSeF: fakturowanie do 10 000 zł brutto w miesiącu, faktury z kas, paragony z NIP do 450 zł | obowiązuje (okres przejściowy) |
| 1 stycznia 2027 | KSeF dla wszystkich, faktury z kas w KSeF, kary z art. 106ni ustawy o VAT | uchwalone, wchodzi w życie |
| do 31 grudnia 2027 | wydłużenie okresu bez kar za błędy | zapowiedź MF z września 2026, nie przepis |
Źródła: Podstawy prawne oraz kluczowe terminy, ksef.podatki.gov.pl, ustawa z 5 sierpnia 2025 r. (Dz.U. 2025 poz. 1203), zapowiedź za Infor 18.09.2026.
Które faktury sklepu trafiają do KSeF
Obowiązek dotyczy faktur dla podatników, czyli zamówień B2B na NIP. Faktury dla osób fizycznych nieprowadzących działalności (B2C) są wyłączone z obowiązku; w KSeF wystawiasz je dobrowolnie. Do końca 2026 roku poza KSeF zostają faktury z kas rejestrujących i paragony z NIP do 450 zł jako faktury uproszczone (art. 145n); od 1 stycznia 2027 roku faktury do sprzedaży z kas trafiają do systemu. Kasę i paragon opisuje odpowiedź o kasie fiskalnej.
E-faktura (faktura ustrukturyzowana) to plik XML zgodny ze wzorem, przesłany do KSeF i oznaczony unikalnym numerem. Nabywca z NIP znajdzie ją w systemie (archiwum 10 lat); nie wysyła się jej e-mailem.
Jak wystawić fakturę w KSeF i co zmienić w sklepie
Bezpłatne narzędzia MF: Aplikacja Podatnika KSeF (online) i Aplikacja Mobilna KSeF; od 1 lutego 2026 jedyną wersją jest KSeF 2.0. Uwierzytelnisz się Podpisem Zaufanym, podpisem lub pieczęcią kwalifikowaną, tokenem (do 31 grudnia 2026) albo certyfikatem KSeF. Zmiany w sklepie:
- Checkout: pole NIP i pełne dane firmy przy zamówieniu, bo dokument powstaje z danych z zamówienia.
- Integracja: platforma sklepowa, program do faktur albo ERP mają wysyłać faktury do KSeF; ustal to z dostawcą platformy i biurem rachunkowym.
- Doręczanie: faktury B2B klient pobiera z KSeF, nie z e-maila; nabywcom spoza systemu Aplikacja Podatnika daje kod QR i anonimowy dostęp do faktury.
- Konsumenci: przekazywanie faktury bez zmian.
- Zwroty: tryb korekt w KSeF ustal z księgowym.
Na co uważać
- Limit 10 000 zł to sprzedaż fakturowana w miesiącu, nie cały obrót. Jedna większa faktura B2B wprowadza Cię do KSeF na stałe; 1 stycznia 2027 roku limit znika.
- Kary z art. 106ni ustawy o VAT wchodzą w życie 1 stycznia 2027 roku. MF zapowiedziało we wrześniu 2026 prace nad przesunięciem kar na koniec 2027 roku; to zapowiedź, nie przepis.
- Zwolnienie z VAT nie zwalnia z KSeF. Podatnik zwolniony wystawia w KSeF od 1 kwietnia 2026 roku, z tym samym okresem przejściowym.
Stan prawny na 22 września 2026 roku.
Podstawa prawna
- Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, art. 106nda i nast., 106ni, 145l–145n (t.j.), Dz.U. 2025 poz. 775, stan na
- Ustawa z dnia 5 sierpnia 2025 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (KSeF), art. 1 pkt 1–4, Dz.U. 2025 poz. 1203, stan na
Źródła
- Zakres obowiązkowego KSeF, ksef.podatki.gov.pl (Ministerstwo Finansów), odczyt
- Poniżej 10 000 zł: najczęściej zadawane pytania, ksef.podatki.gov.pl (Ministerstwo Finansów), odczyt
- Krajowy System e-Faktur: plan wdrożenia, ksef.podatki.gov.pl (Ministerstwo Finansów), odczyt
- Podstawy prawne oraz kluczowe terminy, ksef.podatki.gov.pl (Ministerstwo Finansów), odczyt
- Ustawa z dnia 5 sierpnia 2025 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw, tekst ustawy (Sejm RP), odczyt
- Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, t.j. Dz.U. 2025 poz. 775 (ISAP), odczyt
- Paragon z NIP po wejściu KSeF, Infor.pl, 18.09.2026 (źródło wtórne: zapowiedź MF z 16.09.2026), odczyt
Pojęcia z tej odpowiedzi
Powiązane pytania
- Czy sklep internetowy musi mieć kasę fiskalną?Nie zawsze. Kasa jest wymagana przy sprzedaży osobom prywatnym, ale sklep wysyłkowy, który całą zapłatę dostaje na rachunek i ma w ewidencji dane nabywcy, korzysta ze zwolnienia z poz. 41 załącznika do rozporządzenia (do 31 grudnia 2027 roku). Nie obejmuje ono m.in. elektroniki, perfum i części do pojazdów.
- Jak uprościć koszyk i finalizację zamówienia w sklepie?Pokaż pełny koszt z dostawą i termin przed formularzem, zostaw tylko pola potrzebne do wysyłki i płatności, schowaj kod rabatowy i drugi adres za linkiem, pozwól kupić bez konta i przejdź całość na telefonie. Liczba pól ma większe znaczenie niż liczba kroków.
- Czy można sprzedawać na Allegro bez firmy i kiedy trzeba założyć działalność?Tak, ale tylko z konta zwykłego i w granicach działalności nierejestrowanej: w 2026 roku przychód należny nie może przekroczyć 10 813,50 zł brutto na kwartał. Po przekroczeniu limitu masz 7 dni na wniosek do CEIDG.