W skrócie
Cytuj to hasło
Zaznacz przypis i skopiuj: KSeF. W: Słownik pojęć e-commerce, Pro1.pl. https://pro1.pl/slownik/ksef (sprawdzono 23 września 2026).
KSeF (Krajowy System e-Faktur) to system Ministerstwa Finansów do wystawiania, przesyłania i odbierania faktur ustrukturyzowanych w ustalonym formacie.
Na tej stronie (4)
Faktura jest uznana za wystawioną i doręczoną w chwili przyjęcia przez centralny system, który nadaje jej własny numer identyfikacyjny. Dokument musi mieć ustalony format ustrukturyzowany, a obieg (wystawienie, przesłanie, odbiór) idzie przez platformę Ministerstwa Finansów.
Zanim to zrozumiesz
Jak się tego używa
Zgodnie z harmonogramem ustawowym obowiązek wystawiania objął od 1 lutego 2026 r. podatników o sprzedaży powyżej 200 mln zł, od 1 kwietnia 2026 r. pozostałych, a od 1 stycznia 2027 r. najmniejszych, wystawiających faktury o niskiej wartości; odbierać faktury z systemu muszą wszyscy od lutego 2026 r.
Dlaczego warto to znać
Dla e-commerce zmienia się obieg dokumentów w sprzedaży B2B: numer nadany przez system zastępuje wysyłkę pliku e-mailem, korekty mają własny tryb, a dane nabywcy muszą być kompletne już w zamówieniu. To argument za polem NIP i danymi firmowymi w checkout oraz za integracją zamiast ręcznego wystawiania faktur.
Na co uważać
Sprzedaż konsumencka nie jest objęta tym samym trybem, ale sklep wystawiający faktury firmom musi obsłużyć oba obiegi. Niedostępność systemu ma odrębne procedury i terminy dosłania dokumentów. Załączniki nie mieszczą się w fakturze ustrukturyzowanej.
Co z tym zrobić w sklepie
Właściciel sklepu powinien ustalić, kto w jego procesie wystawia faktury (platforma, program księgowy, ERP) i czy ten system ma integrację z KSeF, a potem przetestować ją w środowisku testowym na fakturze dla firmy. Osobno trzeba zdecydować, jak sklep przekaże numer KSeF klientom firmowym i co pokaże w checkoucie konsumentowi. Terminy i zakres wyjaśnia pytanie o KSeF, a relację z paragonami pytanie o kasę fiskalną.
Zobacz też
B2B
B2B (sprzedaż firmom) to model, w którym klientem sklepu jest firma lub instytucja kupująca powtarzalnie, w większych ilościach i na warunkach z umowy.
ERP
ERP (system planowania zasobów przedsiębiorstwa) to system do prowadzenia magazynu, zakupów, sprzedaży, fakturowania i księgowości firmy.
EDI
EDI (elektroniczna wymiana dokumentów) to standard automatycznej wymiany zamówień, awizacji i faktur między systemami firm, bez udziału człowieka.
VAT OSS
VAT OSS (One Stop Shop) to procedura, w której sprzedawca rozlicza VAT ze sprzedaży na odległość do konsumentów w UE jedną deklaracją we własnym kraju.
Checkout
Checkout to ciąg kroków od kliknięcia „do kasy” do potwierdzenia zamówienia: dane klienta, dostawa, płatność i podsumowanie.
MPP
MPP (mechanizm podzielonej płatności) to sposób zapłaty faktury, w którym kwota netto trafia na rachunek sprzedawcy, a VAT na jego osobny rachunek VAT.
Pytania o to pojęcie
Źródła
- Krajowy System e-Faktur – plan wdrożenia, Ministerstwo Finansów (ksef.podatki.gov.pl), odczyt